Notă de Informare privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Societatea, Tabco Campofrio SA, având sediul social în Tulcea, Strada Prislav nr. 177, judetul Tulcea înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J36/36/1991, având codul unic de înregistrare 2364482, în calitate de operator („Societatea”), dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul anumitor operațiuni realizate de Societate în scopurile specificate mai jos.

1. Scopul și temeiurile prelucrării

Prezenta notă de informare se referă la calitatea dumneavoastră de reprezentant legal sau conventional al partenerului contractual al Societatii, persoană de contact sau persoana implicata din partea partenerului contractual în încheierea și executarea contractului încheiat cu Societatea (partenerii contractuali incluzand furnizorii de servicii și/sau bunuri, colaboratorii si intermediarii,, prestatorii de servicii) si/sau calitatea dumneavoastră de reprezentant sau persoana de contact din partea unei instituții ori autorități publice actionand in raport cu Societatea si/sau calitatea dumneavoastra de reprezentant sau persoana de contact al unui partener contractual potential.

Societatea prelucrează datele cu caracter personal enumerate în Secțiunea 2 de mai jos pentru următoarele categorii de persoane vizate și pentru următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

 

SCOP

TEMEI LEGAL

Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în încheierea și executarea contractelor incheiate intre Societate si furnizorii/prestatorii de servicii și/sau bunuri si colaboratorii / intermediarii sai

1

Gestionarea și dezvoltarea relației contractuale cu partenerii contractuali, inclusiv gestionarea contractelor, activități cotidiene de afaceri, monitorizarea executării obligațiilor contractuale.

Interes legitim - reprezentat de interesul comun al Societății și al partenerului său contractual de a desfașura o relație comercială.

2

Realizarea plăților datorate de către Societate în raport cu furnizorii/prestatorii de servicii si/sau bunuri; gestiunea bilanțurilor și reconcilierea conturilor; păstrarea documentelor justificative (e.g. contracte, documente de livrare, facturi) încheiate de Societate cu părțile contractante în vederea justificării plăților (scopuri financiar-contabile).

Interes legitim - reprezentat de interesul comun al Societății și al partenerului său contractual de a desfașura o relație comercială.

Indeplinirea unei obligatii legale ce revine Societatii.

3

Solutionarea oricaror situatii judiciare si / sau proceduri extrajudiciare, aflate in legatura cu incheierea si executarea contractului.

Interesul legitim al Societatii de a-si apara si valorifica drepturile de care beneficiaza conform contractului comercial.

Obligatia legala ce revine Societatii de a furniza datele in scopul desfasurarii procedurilor judiciare si extrajudiciare, in legatura cu incheierea si executarea contractului.

Reprezentanții și persoanele de contact din partea unor instituții ori autorități publice, in relatia cu Societatea

1

Asigurarea, verificarea si monitorizarea depunerii corecte si la timp a documentelor care trebuie transmise autoritatilor conform legii sau sunt solicitate de acestea, a situatiilor financiare, a declaratiilor privind taxele si impozitele sau a indeplinirii altor obligatii legale ce revin Societatii in relatia cu autoritatile fiscale, Institutul National de Statistica, Banca Nationala a Romaniei si altele.

Indeplinirea unei obligatii legale ce revine Societatii.

2

Gestionarea relatiei cu autoritatile, in scopul obtinerii, reinnoirii, actualizarii autorizatiilor si/sau certificarilor in legatura cu activitatea Societatii sau in legatura cu inspectiile, verificarile, solicitarile de informatii adresate sau efectuate de autoritati sau solutionarea oricaror situatii judiciare sau extrajudiciare legate de actele de control sau actele emise. Aceste autoritati pot include RECOM, OSIM, ANPC, Ministerul Mediului, Apelor si Padurilor si entitatile din subordine, Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale si entitatile din subordine, ANCPI si OCPI teritoriale, Autoritatea Naţională Sanitară Veterinară şi pentru Siguranţa Alimentelor si entitatile din subordine, ITM, politie, autoritati ale administratiei publice, AEGRM (astfel cum denumirea unora dintre aceste autoritati se va putea modifica in viitor).

Interesul legitim al Societatii in derularea activitatii sale curente si de a-si apara si valorifica drepturile de care beneficiaza conform legii.

Obligatia legala ce revine Societatii de a furniza datele in scopul desfasurarii procedurilor judiciare si extrajudiciare, in legatura cu incheierea si executarea contractului.

 

Reprezentanții si persoanele de contact din partea unor parteneri potentiali ai Societatii

1

Stabilirea unor relații de afaceri cu potențiali parteneri de afaceri (furnizori / prestatori de bunuri / servicii).

Interes legitim - reprezentat de interesul comun al Societății și al partenerului său contractual de a iniția o relatie comercială

 

2. Categorii de date cu caracter personal

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de către Societate avand in vedere scopurile specificate mai sus sunt in general datele de contact ale persoanelor vizate, necesare in vederea derularii relatiei de afaceri cu respectivul partener, institutie sau autoritate, respectiv numele, prenumele, functia, numarul de telefon, adresa de email si semnatura (atunci cand in atributiile persoanei vizate intra si semnarea unor documente in relatia cu Societatea).

In privinta reprezentantilor sau persoanelor de contact ale partenerilor contractuali implicati in completarea si emiterea documentelor de livrare sau a unor documente financiar-contabile (e.g facturi), pe langa datele cu caracter personal mai sus mentionate, vor fi procesate si numarul, seria si data emiterii cartii de identitate a acestora si codul numeric personal completate pe respectivele documente.

3. Colectarea datelor cu caracter personal

Societatea a colectat datele cu caracter personal, ca regula generala, de la persoana vizata sau, in anumite cazuri justificate de necesitatile derularii activitatii, de la partenerul, autoritatea sau institutia respectiva (angajator al persoanei vizate).

4. Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Societatea utilizează serviciile mai multor parteneri contractuali. Unii dintre aceștia au calitatea de persoane împuternicite de operator, cum ar fi Caroli Foods Group care desfasoara activitati in industria alimentara, Caroli Management Services SRL, care desfășoară activități de management și consultanță în management, precum și furnizori ai unor aplicații software prin care sunt desfășurate activități de gestiune a documentelor contractuale, a documentelor de livrare, a documentelor financiar contabile etc, precum și de găzduire a acestor aplicatii software, societati de recuperare a creantelor datorate Societatii de diversi parteneri contractuali ori societati de asigurare credit. Asemenea persoane împuternicite de operator, la care Societatea poate apela in vederea derularii activitatii curente a acesteia isi desfășoară activitatea comercială în Romania. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii, conform obligatiilor pe care persoana imputernicita si le asuma fata de Societate și le solicităm acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile cu care lucrăm stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate. Alte terte parti la care apeleaza Societatea nu au rolul de a prelucra datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu Societatea, cum ar fi societăți de asigurare, societati care asigură întreținere tehnică, auditori financiari sau juridici.

Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise către terți și în următoarele situații: (i) autorități publice, auditori, consultanti de diverse servicii sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Societății, care solicită Societății să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă. Aceste autorități publice sau instituții pot fi Agenția Națională pentru Administrare Fiscală, Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Institutul National de Statistica, Banca Nationala a Romaniei, Ministerul Mediului, Apelor si Padurilor si entitatile din subordine, Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale si entitatile din subordine, Autoritatea Naţională Sanitară Veterinară şi pentru Siguranţa Alimentelor si entitatile din subordine; (ii) pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor Societății noastre sau ale altor entități sau persoane, precum instanțe de judecată; (iii) terți achizitori, în măsura în care activitatea Societății ar fi transferată (în totalitate sau parțial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții.

De asemenea, în scopurile prelucrării de mai sus, putem distribui datele dumneavoastră cu caracter personal către societăți din grupul Campofrio din care face parte Societatea, care își desfășoară activitatea în Uniunea Europeana si in afara Uniunii Europene, societăți care vor respecta instrucțiunile Societății în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, iar in masura in care transferul va avea loc catre societati din grup aflate in state terte, va vom informa asupra acestui lucru, cu asigurarea garantiilor adecvate sau a celorlalte masuri prevazute de Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European. Pentru mai multe informații referitoare la grupul Campofrio, vă rugăm să vizitați www.campofriofoodgroup.com.

5. Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

În contextul îndeplinirii operațiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în străinătate către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”). Vă informăm prin prezenta că orice transfer realizat de Societate într-un stat membru UE sau SEE va respecta cerințele legale prevăzute în Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European.

6. Durata prelucrării

Vă vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioadă de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care Societatea va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens. Estimăm că activitățile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:

 

SCOP

DURATA

Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în încheierea și executarea contractelor incheiate intre Societate si furnizorii/prestatorii de servicii și/sau bunuri si colaboratori / intermediari (incluzand furnizori de bunuri, furnizori de servicii de audit, locatori, prestatori de servicii)

1

Gestionarea și dezvoltarea relației contractuale cu partenerii contractuali, inclusiv gestionarea contractelor, activități cotidiene de afaceri, monitorizarea executării obligațiilor contractuale.

 

 

 

 

 

Durata derularii contractului, precum și perioada necesara pentru protejarea drepturilor Societatii, avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv perioada de prescriptie si termenele prevazute de legislatia fiscala si contabila.

2

Realizarea plăților datorate de către Societate în raport cu furnizorii/prestatorii de servicii si/sau bunuri; gestiunea bilanțurilor și reconcilierea conturilor; păstrarea documentelor justificative (e.g. contracte, documente de livrare, facturi) încheiate de Societate cu părțile contractante în vederea justificării plăților (scopuri financiar-contabile).

3

Solutionarea oricaror situatii judiciare si / sau proceduri extrajudiciare, aflate in legatura cu incheierea si executarea contractului.

Reprezentanții și persoanele de contact din partea unor instituții ori autorități publice, in relatia cu Societatea

1

Asigurarea, verificarea si monitorizarea depunerii corecte si la timp a documentelor care trebuie transmise autoritatilor conform legii sau sunt solicitate de acestea, a situatiilor financiare, a declaratiilor privind taxele si impozitele sau a indeplinirii altor obligatii legale ce revin Societatii in relatia cu autoritatile fiscale, Institutul National de Statistica, Banca Nationala a Romaniei si altele.

 

 

 

 

 

 

Durata derularii relatiei cu autoritatile/institutiile respective, stabilita in functie de perioada necesara pentru protejarea drepturilor Societatii, avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv perioada de prescriptie si termenele prevazute de legislatia fiscala si contabila.

2

Gestionarea relatiei cu autoritatile, in scopul obtinerii, reinnoirii, actualizarii autorizatiilor si/sau certificarilor in legatura cu activitatea Societatii sau in legatura cu inspectiile, verificarile, solicitarile de informatii adresate sau efectuate de autoritati sau solutionarea oricaror situatii judiciare sau extrajudiciare legate de actele de control sau actele emise.

Reprezentanții si persoanele de contact din partea unor parteneri potentiali ai Societatii

1

Stabilirea unor relații de afaceri cu potențiali parteneri de afaceri (furnizori / prestatori de bunuri / servicii).

Durata necesara stabilirii relatiilor de afaceri

 

7. Ce se întâmplă cu datele dumneavoastră cu caracter personal după încetarea prelucrării?

Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Societatea nu mai are motive legale sau legitime de a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi șterse în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.

8. Luarea deciziilor în mod automat și crearea de profiluri în mod automat.

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri.

9. Securitatea prelucrării datelor.

Societatea vă informează prin prezentul că evaluează și actualizează constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.

10. Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor.

În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

a) Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate:

aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date;

b) Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal:

aveți posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;

c) Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării:

aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;

d) Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare,

atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;

e) Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați,

atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;

f) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri,

care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;

g) Dreptul la portabilitatea datelor,

însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;

h) Dreptul de a depune plângere

în fața Autorității de Protecție a Datelor (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente.

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajăm să  adresați o solicitare în scris, datată și semnată  la următoarea adresă: Bvd. Timisoara, nr. 26Z, Et. 5, Corp C, Anchor Plaza, Sector 6, Bucuresti.

Ecix este Responsabilul cu Protecția Datelor ce a fost desemnat la nivelul grupului Campofrio  și poate fi contactat  la  următoarea adresă: dpo.external@campofriofg.com.